【会社設立】定款を認証してもらう公証役場って、どんなところ?

[記事公開日]2015/06/22
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公証役場

突然ですが、「公証役場」って聞かれた事はありますでしょうか?あまり聞き慣れない言葉だと思うのですが、行政書士にとっては非常に関係の深い場所でもあります。行政書士がお客様から会社設立のご依頼を頂いた場合、会社設立の手続の過程で必ず行かなければならない場所でもあります。(依頼主様は一緒に行って頂く必要はありません)

今回は一般の方にはあまり馴染みのない、公証人と公証役場に関してご説明したいと思います。ご自身で会社を設立しようとお考えの方は公証役場で定款認証をして頂かなければなりませんので、是非この記事をご参照頂けましたら幸いです。

 

公証人ってどんな人?

原則30年以上の実務経験を有する法律実務家の中から、法務大臣から任命された公務員です。つまり法律のプロフェッショナルです。主に裁判官・検察官出身の方が多いと言われています。

日本公証人連合会のホームページと見ると、「公証人の仕事は、大きく分けて(1) 公正証書の作成、(2) 私署証書や会社等の定款に対する金銭消費貸借契約公正証書、(3) 私署証書に対する確定日付の付与の3種類があります。」と書かれています。説明を見ても「え?どうゆうこと?」って感じですよね。

(1)の公正証書の作成というのは、「遺言書」のように、法的な条件を満たしていない場合に無効となるような書類を本人に代わって法律のプロである公証人が作成することです。(公証人が作成する遺言書に関しては、『安全・確実に遺言書の内容を実行させたい人は「公正証書遺言」にするべき3つの理由』をご参照下さい。)

遺言書以外にも、離婚の際の養育費などを決めて記す「離婚公正証書」、お金の貸し借りの金額や期日、利息などを定めた「金銭消費貸借契約公正証書」などたくさんの公正証書があります。

(2)の認証の付与というのは、署名、署名押印又は記名押印の真正を、公証人が証明することです。公証人が認証することで、その文書が真正に成立したことが推定されます。法律のプロである公証人が認証するということは、法律効果に直接間接に影響のある事実が記載されている私的(私人が書いた)文書である必要があります。

(3)の確定日付の付与というのは、「その日に文書が存在している」とお墨付きを与えることです。いつ作成されたかという事は、文書にとって非常に重要です。日付を改ざんすれば、亡くなった後の日付けの賃貸契約書にすることもできますので、その日にその内容の文書があったと確定しておく必要があるのです。
(官公署など公人が作成した公文書は、その日が確定日付になり、公証人が認証することはできません。)

 

公証役場って、どんなところ?

公証役場(こうしょうやくば)とは、法務局が所管する、公証人が執務する官公庁です。官公庁なのですが、公証人は独立採算制がとられているという点で、ちょっと変わった官公庁です。

尼崎の公証役場は公証人合同役場といって、複数の公証人が執務されています。場所は三和本通商店街の北側の入り口付近にあります。

〒660-0881
尼崎市昭和通7丁目234番地りそな銀行ビル2F・4F
TEL : 06-6411-2777
FAX : 06-6412-3380(2F)/06-6412-0434(4F)
E-mail  ama-notary@zd5.so-net.ne.jp

 

会社の定款認証はどうやって依頼するの?

定款の認証は電子認証と印刷した定款に署名押印、割印したものを公証役場に持参して認証してもらう2通りのやり方があります。

電子認証でも紙で印刷した定款を認証してもらう場合でも、まずは認証依頼をする前に、定款を公証人にチェックしてもらう必要があります。管轄の公証役場に電話をして、「会社を設立したいので定款をチェックして頂きたいのですが」と言えば、「それではFAXで送って下さい」といったように丁寧に教えて頂けると思います。

この時に「電子認証ですか?紙ベースの定款ですか?」と聞かれると思いますので、どちらにするかを伝えます。

FAXで定款原案を送信した後に、公証人から確認をした旨の連絡があります。連絡は数日かかる場合もあります。訂正がある場合は、訂正が必要な箇所を教えて頂けるので、指示に従って修正したものを再度FAXします。(※公証役場によってはFAXの受け付けをしていないところもありますので、詳細は個々の公証役場にご確認下さい。

電子認証の場合は、既に話をしている公証人の氏名を選んでオンライン申請します。

紙に印刷した定款で認証してもらう場合は、署名押印、割印したものを、通常は公証役場保存用、会社保存用、登記用の3部公証役場へ持って行きます。

ここで、電子認証と紙ベースの認証で大きな違いがあります。紙ベースの定款は公証役場に書類として保管してもらうため、印紙税4万円がかかります。電子定款認証の場合はこの印紙代4万円がかからないのです。

公証人に支払う費用は電子定款も紙ベースの定款認証も同じで、公証人の手数料が5万円と定款の謄本作成で2,000円程度が一般的です。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回は会社設立で必要な定款認証を依頼するということで「公証役場」ご紹介しましたが、定款認証以外では遺言書や離婚に関する公正証書の作成を依頼したりもします。

普段の生活では、あまり関わりが無いかもしれませんが、こうゆう機関があるという事を覚えておかれると、いざという時に役に立つかもしれません。

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行政書士 横関雅彦

行政書士 横関雅彦

1970年生まれ 千葉県木更津市出身 早稲田大学政治経済学部卒 2015年現在、行政書士事務所以外に2つの株式会社を経営する起業家でもある。スモールビジネスで起業する人へのサポートを得意とする。 2009年 某大手電機メーカー退社 2009年 旅行会社の株式会社旅晴好(ろはす)設立 2015年 WEB制作会社 株式会社リヒトス設立 2015年 よこぜき行政書士事務所開設